Zasada 80/20 jest tak cenna dlatego, że idzie na przekór intuicji. Oczekujemy zwykle, że wszystkie przyczyny będą miały z grubsza taką samą wagę, że wszyscy klienci są równie cenni, że każda cząstka firmy, każdy produkt i każda złotówka przychodów ze sprzedaży jest równie dobra jak każda inna. Tymczasem jest zupełnie inaczej, opierając się na tej zasadzie należy wyodrębnić tylko najbardziej kluczowe czynniki przyczyniające się do największej ilości wyników.
Kilka przykładów
* 20% produktów firmy daje jej 80% zysków
* 20% klientów przynosi nam 80% wartości sprzedaży
* 20% kryminalistów popełnia 80% przestępstw
* 20% kierowców powoduje 80% wypadków
* 20% słownictwa wystarczy by móc czytać 80% tekstów w jezyku
* 20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia
* 20% ubrań nosimy przez 80% czasu
* 20% naszej pracy daje 80% efektów
* 20% naszego życia daje nam 80% szczęścia
Liczb 80 i 20 nie należy traktować jako jedynie słuszne, są one tylko najczęściej pojawiającą się w obserwacjach, równie dobrze może to być inna proporcja. Słuszne w tej zasadzie jest to, że nie zdarza się aby 100% nakładów przynosiło 100% efektów. Kierując się tą zasadą należy wyszukiwać te czynności które przynoszą największe efekty pomijając inne mniej wartościowe, optymalizując w ten sposób nasze działania.
Dlaczego powinniśmy troszczyć się o zasadę 80/20? Bez względu na to, czy zdajemy sobie z tego sprawę, czy też nie, zasada ta stosuje się do naszego życia, naszej społeczności i miejsca pracy. Zrozumienie zasady 80/20 daje nam głęboki wgląd w to, co rzeczywiście dzieje się w otaczającym nas świecie.
Jak wykorzystać zasadę pareto?
Świadomość tej zasady może być naprawdę cenną wiedzą. Pamiętaj – żaden człowiek nie jest w stanie zrobić wszystkiego. Dlatego właśnie dobrze jest wybierać te rzeczy, te czynności które przynoszą najwiecej efektów. Taki optymalny wybór pozwala na osiągnięcie znacznie większych efektów, bo robimy tylko to co rzeczywiście jest potrzebne.
Załóżmy hipotetyczną sytuację, dwie osoby uczą się na egzamin:
* Tomek, ma przed sobą dwie książki i notatki (30 str) i ślęczy już od trzech dni, próbując wszystko zrozumieć i wszystkiego sie nauczyć.
* Dorota natomiast ma streszczone notatki (6 str), i dwa rozdziały skserowane z książki, i nauczyła się wszystkiego na dzień przed egzaminem.
Tomek ledwo zdaje ezgamin na 3, a Dorota zdaje na 4. Dlaczego? – bo Tomek nie wiedział czego dokładnie trzeba się nauczyć, a Dorota wiedziała i wybrała tylko to co rzeczywiscie miało być na egzaminie. Dorota wiedziała czym jest to 20%, która część to ta właściwa to ta którą trzeba się zająć, aby uzyskać 80% efektów (w tym wypadku oceny). Tomek natomiast nie wiedział i próbował sie nauczyć wszystkiego co nie było możliwe w takim czasie. Efekty są jakie są. Dorota zaoszczędziła czas i dostała lepszą ocenę, Tomek stracił masę czasu i ledwo zdał egamin.
W życiu ciężko jest rozpoznać która część to ta odpowiedzialna za wyniki, nie jest to takie proste. Poprzez wyrobienie w sobie postawy analityka, należy zastanawiać sie nad każdym działaniem i jego skutkami. A następnie wybierać tylko te które rzeczywiście są optymalne, które dają najwiecej efektów.
Wiedza o zasadzie Pareto moze być również przydatna w pracy w grupie, wiedza o efektywności pracy różnych członków nad różnymi czynnościami, może naprawdę dużo dać, przy rozdzielaniu prac w pracy nad projektem.
Tomasz Urban
