F.J. Strauss, były niemiecki minister obrony, powiedział kiedyś: „Należy mówić prosto, a myśleć skomplikowanie”. Jeśli uda Ci się o tym pamiętać podczas prowadzenia rozmów, szczególnie służbowych, będziesz miał pewność, że zostaniesz dobrze zrozumiany.
Spotkania, rozmowy biznesowe czy kwalifikacyjne w sprawie pracy to dialog, nie zaś monolog jednej ze stron. Od Ciebie w dużej mierze zależy, w jaki sposób będzie przebiegał. Według różnych badań, w komunikowaniu się ponad połowę znaczenia przypisuje się sygnałom niewerbalnym, nieznacznie mniej zależy od tonu, tempa i rytmu wypowiedzi, natomiast to, jakich słów używasz, stanowi zaledwie kilka procent procesu porozumiewania się. Będziesz skuteczny, jeśli nauczysz się stosować i łączyć wszystkie te elementy.
Obniż głos
Na to, jak mówisz, ma wpływ nie tylko dykcja, siła, barwa i modulacja głosu, ale i tempo wypowiadanych słów. Niżej ustawionych głosów słucha się z przyjemnością, a osoby mówiące w ten sposób postrzegane są jako kompetentne. To bardzo ważne w kontaktach biznesowych, od których zależy podjęcie decyzji o współpracy bądź zakupie. Staraj się mówić spokojnym, niższym głosem. Adrenalina sprawia, że w stanie zdenerwowania ton głosu wznosi się, nierzadko aż do nieprzyjemnego dla ucha, piskliwego brzmienia. Ty możesz tego nie zauważyć, ale zapewniam Cię, że Twój rozmówca – tak. Jeśli masz skłonność do mówienia cicho, postaraj się także wzmocnić siłę swojego głosu, dzięki czemu pozyskasz wizerunek osoby pewnej siebie.
Oddychaj
Podczas wypowiedzi rób krótkie przerwy i staraj się spokojnie oddychać. Brak oddechu spowoduje, że dotrze do mózgu zbyt mało tlenu, zmniejszy Twoją koncentrację i spotęguje zdenerwowanie. Świadome, głębokie oddychanie “do brzucha” rozładowuje stres poprzez zmniejszenie tempa oddechu i tętna. Ten sposób nabierania powietrza wpływa pozytywnie na sposób mówienia i pozwala zwiększać siłę głosu. Ma to szczególne znaczenie podczas publicznych wystąpień, ale pomaga również w trudnych rozmowach.
Polub ciszę
Nie bój się ciszy – krótkie przerwy są Twoim sprzymierzeńcem, ponieważ pozwalają przez moment zastanowić się nad kolejnym zdaniem, przyciągają uwagę słuchającego, który z zainteresowaniem czeka na to, co powiesz oraz powodują, że sprawiasz wrażenie osoby, która wie, co mówi i nie wypowiada od razu wszystkiego, co jej ślina na język przyniesie. Przerwa jest jakby postawieniem kropki nad “i”. Pamiętaj jednak, aby nie robić zbyt długich pauz, bo możesz wydać się osobą flegmatyczną i odnieść odwrotny skutek do zamierzonego.
Kontroluj mimikę
Słowa połącz z miłym, lekko uśmiechniętym wyrazem twarzy. Każda wypowiedź, nawet krytyczna, złagodzona uśmiechem, jest łatwiejsza w odbiorze. Jeśli temat rozmowy nie sprzyja uśmiechaniu się zadbaj o to, aby cała Twoja twarz miała pogodny wyraz i stwarzała miłe wrażenie. Ważna jest nie tylko dbałość o to, by nie opadały Ci kąciki ust, ale też wyraz Twoich oczu. Nieraz pewnie spotkałeś się z określeniem, że ktoś ma „śmiejące się oczy”. Z takimi osobami, niezależnie od sytuacji i tematu rozmowy, przebywa się chętniej.
Czym jest aktywne słuchanie?
Jeśli chcesz być wysłuchanym do końca i dobrze zrozumianym, w czasie rozmowy dostosuj tempo wypowiedzi, ton oraz to, co mówisz, do partnera w rozmowie. Aby to zrobić, naucz się słuchać. I to nie ot, tak sobie, od niechcenia, ale słuchać AKTYWNIE. Co to oznacza? To baczna obserwacja rozmówcy oraz próba zrozumienia wszystkiego, co mówi, połączona z zadawaniem pytań, potakiwaniem, wyrażaniem poparcia dla jego słów lub umiejętnym wypowiadaniem własnej opinii.
Aktywne słuchanie to również analizowanie tego, co usłyszałeś, abyś nie zrozumiał czegoś źle lub przeoczył ważne informacje.
Bądź czujny i uważaj na:
-przemilczenia (np. powiedziano Ci, ze firma podpisuje umowę na okres próbny, ale zapomniano dodać, że umowę z Tobą podpisze firma pośrednicząca)
-niejasne, niedokładne sformułowania (np. jeśli w czasie rozmowy w sprawie pracy szef działu personalnego mówi: „Mamy świetny system premiowy. Premie wypłacane są trzy razy do roku.” Nie oznacza to jeszcze, że Ty na pewno dostaniesz dodatkowy zastrzyk gotówki. Dopytaj, jakie warunki trzeba spełniać, aby zostać tym szczęśliwcem. W niektórych firmach na początku nie wystarczą świetne wyniki sprzedaży, zaś premia przysługuje pracownikom dopiero po przepracowaniu wielu miesięcy.)
-wymijające odpowiedzi na Twoje pytania (na pytanie o godziny pracy słyszysz: “Mamy standardowe godziny pracy, jak większość firm w naszym kraju”)
Reaguj na gesty
Obserwuj język ciała swój, ale i tego, z kim rozmawiasz.
– Jeśli w trakcie tego, co mówisz, osoba ta odchyli się wyraźnie do tyłu, najprawdopodobniej znużyłeś ją i przestała Cię słuchać. Zareaguj odwrotnym gestem – pochyl się nieznacznie do przodu i albo zrób pauzę, albo zmień ton lub głośność swojej wypowiedzi.
– Jeśli założy skrzyżowane ręce na klatce piersiowej, to albo nie podoba jej się to, co mówisz, albo nie czuje się przy Tobie komfortowo.
Zareaguj, mówiąc to, co mówisz, w inny sposób – inaczej dobierając słowa, albo zapytaj, czy wyrażasz się jasno.
Zmień formę wypowiedzi
Sposób mówienia to podstawa, bo jest jednym z pierwszych sygnałów, docierających do rozmówcy. Jeśli już nauczysz się nad nim panować, będziesz mógł skoncentrować się nad tym, CO powiedzieć. Pamiętaj jednak, że i tu najważniejsza jest forma, w jakiej podasz informację czy opinię.
Zamiast: Źle mnie pan zrozumiał!
Powiedz: Być może wyraziłem się niejasno, dlatego postaram się powiedzieć to inaczej.
Widzisz różnicę? Powiedziałeś to samo, ale w zupełnie inny sposób. W pierwszym zdaniu osoba, z którą rozmawiasz, może poczuć się obwiniana za niezrozumienie Twoich słów, w drugim zdaniu bierzesz odpowiedzialność na siebie i starasz się to szybko naprawić, dzięki czemu Twój partner czuje się komfortowo.
Zamiast: To całkowita bzdura!
Powiedz: Oczywiście, tak też można postrzegać tę sprawę, ja jednak uważam, że…
Przy pierwszym twierdzeniu możesz sprawić wrażenie osoby gwałtownej, zbyt ostro wyrażającej swoje opinie i przez to mało dyplomatycznej.
Stosując drugi sposób wyrażania prezentujesz się jako człowiek szanujący zdanie innych, a jednocześnie nie rezygnujący z własnego, co wzbudza szacunek i uznanie.
Kiedy odbijać piłkę?
W rozmowie nie odbijaj piłki. Na zadane pytanie nie odpowiadaj:
-A co pan o tym sądzi?
Jeśli ktoś zadał ci pytanie, oczekuje na nie odpowiedzi, nie kolejnego pytania. W przeciwnym wypadku może pomyśleć, że czegoś unikasz lub próbujesz nim manipulować.
Są jednak momenty, gdy ta metoda jest pomocna, a nawet wskazana. Dotyczy to sytuacji, gdy ktoś zada ci niedyskretne lub agresywne pytanie, natomiast Ty uznasz, że nie chcesz lub nie musisz na nie odpowiadać. Dobrym przykładem jest pytanie o Twoje poglądy polityczne na rozmowie w sprawie pracy. Wtedy możesz zapytać:
– Jaki to pytanie ma związek z pracą, jaką mam wykonywać?
lub:
– Dlaczego pan pyta?
albo jeszcze inaczej:
– Proszę wybaczyć, ale odpowiedź na to pytanie zachowam dla siebie.
Praktyka czyni mistrza
Umiejętność właściwego, mądrego prowadzenia konwersacji to sztuka, której tak, jak wielu innych rzeczy, można się nauczyć. Wymaga jednak ćwiczeń. Praktyka czyni mistrza, więc przed ważnym spotkaniem koniecznie przygotuj różne wersje potencjalnych odpowiedzi, poćwicz swoją postawę, mimikę, sposób mówienia. Pamiętaj, że tym, czym dla trenowania języka ciała jest lustro, tym dla ćwiczenia tego, jak mówisz, jest dyktafon.
Przypomnij sobie, jak wiele razy zaskakiwał Cię Twój własny głos, odsłuchiwany np. z nagrania w poczcie głosowej? Zupełnie inaczej słyszymy siebie w głowie bezpośrednio w trakcie mówienia, a jeszcze inaczej, gdy odsłuchujemy nagranie w terminie późniejszym.
Jeśli nie masz dyktafonu, poproś kogoś bliskiego, aby Cię wysłuchał i pomógł w ćwiczeniach. Możesz też skorzystać z mojej bezpłatnej pomocy w tym zakresie na www.eprof.pl (porady eksperta).
Ważne, abyś pamiętał, że przekonują nie argumenty, lecz ludzie. Zdobędziesz kontrakt, podpiszesz umowę o pracę, zdobędziesz przyjaciół, jeśli spodobasz się, jako osoba w całości. Dlatego tak istotna jest umiejętność panowania nad wieloma elementami sprawnego komunikowania się, co jest prostą drogą do sukcesu.
