Ważnym składnikiem zarządzania czasem jest rozpoznanie i uświadomienie sobie własnych typowych problemów. Zarządzanie czasem jest czynnością przede wszystkim osobistą. Chodzi tu o nasz czas i nasze życie.
Błędy popełniane na etapie planowania i podejmowania decyzji powodują największe straty w zasobach naszego czasu. Odwlekanie wykonania zadań i podejmowanych decyzji jest wynikiem słabego charakteru i powoduje gromadzenie się „nieprzyjemnych” spraw.
Problemy z czasem mogą wynikać ze specyficznych uwarunkowań psychologicznych, które należy korygować, aby zarządzanie czasem się powiodło.
Ważne uwarunkowania , które należy uwzględnić to: perfekcjonizm, pracoholizm, zachowania typu A, specyficzne nawyki codzienne.
Odwlekanie
Odwlekanie polega na świadomym lub nawykowym odkładaniu na później spraw, których nie lubimy ,a które powinny być zrealizowane od razu.
Odwlekanie ma miejsce wtedy gdy zaplanowany termin realizacji zadania minął albo gdy w ogóle nie planuje się terminów, a sprawa stała się paląca i budzi stały niepokój.
Odwlekanie wykonania zadań skutkuje ich nagromadzeniem się i koniecznością realizacji wielu nielubianych zadań na raz.
Istnieje wiele przyczyn odkładania spraw na później. Psychologowie uważają, że do głównych powodów odwlekania działań należą:
1. Unikanie odpowiedzialności i ryzyka za sprawy, które przerażają i wydają się trudne do realizacji;
2. Przytłoczenie rozmiarami i złożonością zadania;
3. Zbyt długie analizowanie każdego zadania i wszystkich możliwych rozwiązań;
4. Brak umiejętności hierarchizowania i klasyfikowania na ważne i mniej ważne;
5. Zapominanie o ważnych sprawach, które należy wykonać;
6. Niepokój przed nadchodzącym lub przewidywanym niepowodzeniem;
7. Obawy przed błędem, krytyką lub przed negatywną oceną;
8. Przyzwyczajenia do zaczynania, ale nie kończenia zadań;
9. Monotonia, nuda oraz niedostrzeganie korzyści i radości wynikających z wykonywanego zadania;
Niesamodzielność i niepewność w pracy oraz ciągłe liczenie na pomoc innych
Perfekcjonizm
Strach przed porażką prowadzi do perfekcjonizmu. Jesteśmy tak zaabsorbowani tym, co pomyślą o nas inni, że nieustannie prowadzimy dzieło do perfekcji, marnując przy tym niepotrzebnie czas. Zabijamy przy tym własną kreatywność i spontaniczność. Perfekcjonizm wywodzi się z błędnego przekonania, że im więcej czasu spędzimy nad czyś, tym to coś będzie lepsze.
Perfekcjonizm może oznaczać brak pewności, to z kolei powoduje obsesyjne doprowadzanie rzeczy do całkowitego porządku. Ludzie, którzy chcą wszystko robić perfekcyjnie, często w ogóle nie rozpoczynają pracy, gdyż przez zbytnią drobiazgowość, najprostsze zadanie staje się ponad ich siły.
Bez wątpienia nad niektórymi projektami trzeba dłużej pomyśleć, ale tragedią jest, kiedy ta sama osoba występuje w roli autora i krytyka, a krytyk niszczy to, co stworzył autor. Wiele ludzi wykazuje skłonność do perfekcjonizmu nie zdając sobie z tego sprawy. Upewnijmy się, czy nasza drobiazgowość nie jest spowodowana brakiem pewności, wynikającej ze strachu przed oceną innych lub z własnego samokrytycyzmu. Aby ten strach przezwyciężyć, musimy wyznaczyć sobie plan każdego zadania i skupiać się nad tym, co stanowi meritum.
Pracoholizm
Termin „pracoholizm” oznacza uzależnienie od pracy. Osoba uzależniona od pracy nie może się bez niej obejść bez względu, jak szkodliwe jest to dla jej zdrowia psychicznego. Pracoholik jest prześladowany przez pracę i wcale nie musi odczuwać przyjemności z jej wykonywania. Pracoholicy to tacy ludzie, którzy nie są w stanie odpoczywać, nie mogą przestać myśleć o pracy, nie mają czasu na nic poza pracą.
Osoba ciężko pracująca(entuzjasta pracy) pracuje, aby wykonać jakieś zadanie. Praca sprawia jej przyjemność i wie, kiedy może przerwać, aby zając się czymś innym. W rezultacie entuzjasta pracy jest bardziej produktywny niż pracoholik. Ważne jest, aby odróżnić obie te kategorie. Warto się zastanowić, gdy czujemy, że popadamy w pracoholizm.
Zachowania typu A
W 1968 roku Friedman i Rosenman wysunęli tezę, iż choroby serca powoduje nie tyle palenie tytoniu, brak ruchu i cholesterol, co styl życia osób typu A, czyli:
1. intensywne popędy i agresja,
2. ambicja i zamiłowanie do współzawodnictwa,
3. ciągły przymus robienia czegoś,
4. poczucie presji czasu
5. zdecydowanie,
6. szybkie mówienie, lecz wykorzystanie niewielkich ilości słów,
7. niezmienna punktualność,
8. umiejętność myślenia o kilku rzeczach jednocześnie,
9. wykonywanie większej liczby czynności w krótszym czasie.
Dla osób reprezentujących typ A czas jest przeszkodą w dążeniu do celu, należy go przyspieszyć, jest czymś denerwującym.
