Dla wielu z nas poczta elektroniczna stanowi (z konieczności, bądź wyboru) praktycznie styl życia. Co zrobić, aby ten styl życia nie był dla nas zabójczy jak objadanie się frytkami i chipsami siedząc ciągle przed telewizorem?
„Tak naprawdę jedyne, co jest nam dane na własność, to ta odrobina czasu. Nie zmarnujmy jej…” Dariusz Boniukiewicz
Chcę Ci dziś opowiedzieć o przemyśleniach na temat tak nietypowej dziedziny samodoskonalenia, jakim jest e-mail.
Spytasz, „co e-mail ma wspólnego z samodoskonaleniem?!” Ma i to dużo. Jest to narzędzie, które potrafi być bardzo wydajne i pomocne, może też bardzo ograniczać i przeszkadzać….
W jaki sposób można je zaprządz do pracy dla Ciebie eliminując równocześnie jego negatywne aspekty?
Zasadniczą funkcją poczty e-mail jest usprawnienie kontaktu Twojego ze światem: czyli z znajomymi, współpracownikami, kontrahentami itp.
Przy czym e-mail ma służyć Tobie i usprawniać Twój kontakt. Nieczęsto w ten sposób dotychczas myślałeś. Prawda?
Aby poczta elektroniczna zaczęła wreszcie pracować dla Ciebie, musi być nie tylko sprawna, z odpowiednimi filtrami antyspamowymi, ale także odpowiednio zoptymalizowana dla Ciebie, pod Twoim kontem. I w odpowiedni sposób należy jej używać.
Oto kilka rad które dadzą Ci więcej czasu i mogą usprawnić Twoją firmę.
– Pocztę e-mail przeglądaj do 2 razy dziennie. Oszczędzisz w ten sposób nawet kilka godzin w ciągu dnia, które możesz poświęcić na inne pożyteczne działania.
W przeciwnym wypadku, Twoje skupienie będzie wciąż rozpraszane, a Ty będziesz wciąż odrywany od pracy poprzez nowe e-maile.
– Jeżeli jesteś szefem w swojej firmie, zapewne wiele e-maili to pytania od Twoich pracowników na temat ich pracy. Spróbuj je ignorować. Odkryjesz przy okazji, że Twoi pracownicy poradzą sobie doskonale bez Twojej ingerencji.
Jeżeli nie starasz się mieć wpływu na wszystko w firmie, to po pewnym czasie pracownicy zrozumieją, że do nich należy podejmowanie decyzji związanych z ich zakresem obowiązków. Twoja firma zyska w ten sposób na kreatywności pracowników, a oni zyskają poczucie, że im się ufa i traktuje ich jako profesjonalistów a nie jedynie jako tanią siłę roboczą.
Jeżeli przez jakiś e-mail wpadniesz w gniew, będziesz miał czas na przemyślenie profesjonalnej odpowiedzi.
– Niech Twoje e-maile będą krótkie i na temat. Przekazuj respondentowi tylko te informacje które są mu niezbędne i tego samego oczekuj od niego.
– Jeżeli to, co chcesz opisać zajmie więcej niż jedną stronę, temat prawdopodobnie jest zbyt złożony, aby go załatwić poprzez e-mail.
– Stwórz szablony odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. To oszczędzi Ci masę czasu. Twoje odpowiedzi będą przemyślane i dobrze napisane.
– Ustaw autoresponder na wysyłanie automatycznych wiadomości, że odpowiesz w czasie późniejszym. Uspokoi to nadawców, pokaże, że szanujesz ich i ich czas, oraz wyeliminuje ze strony respondentów wysyłanie dodatkowych, kolejnych ponaglających e-maili.
To wydawałoby się bardzo drobne rady, ale ich zastosowanie da Ci parę godzin więcej w ciągu dnia, co stanowi udoskonalenie Twojego czasu, już nie wspominając o takiej „drobnostce”, że większa wydajność oznacza więcej pieniędzy w Twoim portfelu… 🙂
Dariusz Boniukiewicz
Ukończył kierunek pedagogiczny, od ponad 10-ciu lat zajmuje się sprzedażą, oraz szkoleniami z zakresu komunikacji, sprzedaży i telemarketingu. Należy do Stowarzyszenia NLP w Polsce. Wspówłaściciel firmy szkoleniowej. Specjalizuje się w zakresie komunikacji interpersonalnej, psychologii w biznesie, psychologii wywierania wpływu. Właściciel serwisu psychologicznego http://www.samodoskonalenie.com
Materiały które były mi wysoce pomocne m.in. przy pisaniu tego artykułu możesz dostać pod adresem www.sukces.samodoskonalenie.com
